Como fazer um inventário para comunicação à AT em 2020

Até ao ano passado, empresas com faturação inferior a 100.000 euros não precisavam de fazer a comunicação do seu inventário à Autoridade Tributária. Mas, em 2019, a lei mudou! Agora a obrigatoriedade de comunicação estende-se a:

  • Todas as pessoas singulares e coletivas;
  • Com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;
  • E que disponham de contabilidade organizada.

A data limite é já a 31/01/2020, sendo que o incumprimento se traduz em coimas entre os 200 e os 10 mil euros.

Não tem o seu inventário pronto e não sabe onde começar? Nós ajudamos!

O que é o inventário de uma empresa?

O inventário de uma empresa consiste na listagem dos seus elementos patrimoniais e do valor de cada um.

Quando deve uma empresa fazer o inventário?

Como já vimos, o inventário tem como objetivo ter uma imagem real das mercadorias da empresa. Essa inventariação deve ser feita pelo menos uma vez por ano e no ultimo dia do ano Fiscal que geralmente coincide com o ano civil. Assim, as empresas também podem começar o ano com a clareza de que bens têm disponíveis para venda, potenciado o controlo financeiro e permitindo melhores planeamento, gestão financeira e gestão documental.

Que tipos de inventário existem?

Existem vários tipos de inventário possíveis. Vamos focar-nos na diferença entre dois tipos de sistemas: o inventário intermitente e o inventário permanente. O sistema de inventário permanente é obrigatório para todas as empresas que dotem o SNC (Sistema de Normalização Contabilística) e também as abrangidas pelo SNC para pequenas entidades (SNC-PE).

Inventário Intermitente:

O inventário intermitente é o tipo de inventário utilizado em pequenas empresas. Faz uso de um sistema informático simplificado ou de processos manuais. Com este método, o custo de venda é apurado através do inventário físico das mercadorias em armazém.

Dado que o sistema em utilização é bastante simplificado, é impossível aceder ao valor em inventário no imediato. Este apenas é contabilizado quando se faz o inventário, que pode ter diferentes periodicidades (mensal, trimestral, semestral, anual).

Inventário Permanente:

Este tipo de inventário já é mais complexo, sendo aplicado através de um software de ERP (Enterprise Resource Planning, em português Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Este tipo de software inclui todos os movimentos de venda (como as vendas, o IVA, clientes c/c) e de compra (como as compras, mercadorias e custo das mercadorias vendidas). Com acesso constante e atualização dos movimentos em tempo real, um software ERP permite acesso imediato ao lucro da empresa.

Como garantir a qualidade de um sistema de inventário permanente? 

Para assegurar que o sistema de inventário permanente é implementado e gerido com qualidade, devem ser tidos em conta alguns pontos:

  1. O registo da nota de encomenda do fornecedor deve preceder todas as compras;
  2. Na nota de encomenda acima referida devem constar os valores exatos da compra (preço e quantidade);
  3. Aquando da chegada da mercadoria, deve seguir-se um protocolo de receção e verificação, indicando na nota de encomenda os produtos e quantidades recebidos (tendo maior atenção em entregas parciais);
  4. É importante garantir que todos os produtos estão etiquetados. Desta forma é possível fazer uma leitura automática dos códigos de forma a reduzir o erro e acelerar os processos de faturação e inventário.
  5. Por forma a tornar o processo de atualização do inventário mais eficiente, a empresa pode optar por um dispositivo de verificação móvel (como um tablet), dotado de um software de inventário.
  6. Deve ser implementado um procedimento para lidar com o controlo de quebras, sobras e furtos e controlo financeiro.

Relativamente às sobras, não se levantam quaisquer questões fiscais, mas para as quebras e os furtos devem seguir-se determinados procedimentos para evitar problemas. Assim, é importante que a criação e atualização do inventário seja feita de forma meticulosa, de modo a evitar que a empresa incorra em penalizações fiscais.

No artigo 86º do CIVA lê-se “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais.”

Com base no artigo, a falta de mercadoria será interpretada como tendo sido uma venda não documentada. Qualquer ausência deve ser registada com os devidos documentos (como a certidão de furto por parte da Polícia Judiciária) e o sistema deverá ser regularizado.

A forma mais segura de gestão de inventário será sempre o investimento num bom sistema de ERP. Deste modo, todas as quebras podem ser imediatamente identificadas e o controlo financeiro e de orçamento pode ser feito de forma eficaz.

Quais os benefícios de um sistema de ERP?

O sistema ERP permite integrar diversas áreas da gestão de empresas num só software. Aqui podem recolher, agregar, gerir e analisar dados, facilitando o planeamento, a organização das empresas, a gestão documental, o controlo financeiro e até o processo de inventário. De entre os vários benefícios deste sistema, e além do papel fulcral que tem no processo de inventário, podemos destacar:

  • Aumento da produtividade;
  • Maior rapidez na criação de relatórios;
  • Redução do risco de negócio;
  • Simplificação das tecnologias de informação, sem abdicar do acesso a informação vasta;
  • Rapidez na resposta.

Com a oferta cada vez maior de diferentes softwares ERP, já não é uma despesa tão grande adotar este sistema, e é certamente um investimento valioso. Controle o seu inventário de forma eficaz, acessível e rápida com um bom sistema de gestão empresarial.

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22/01/2020 Gestão Financeira, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Como a tecnologia pode ajudar as pequenas empresas no orçamento e planeamento de 2020

Atualmente, as empresas atuam em ambientes cada vez mais competitivos, sendo a modernização uma estratégia essencial para a diferenciação e vantagem competitiva. Hoje vamos falar de como a tecnologia pode ser uma grande ajuda no orçamento e planeamento da sua pequena empresa.

Porque é importante ter um planeamento financeiro? 

Antes de passar para a tecnologia, é importante que compreenda a importância do planeamento financeiro e de orçamento na sua pequena empresa. Este deve ser estratégico, inteligente e eficiente, e refletir aquilo que pretende para o futuro do negócio de uma forma equilibrada, isto é, tanto ambiciosa quanto realista. Caso toda esta história da orçamentação e do planeamento financeiro seja nova para si, não se preocupe. Pode seguir estes 4 passos:

  1. Analisar a situação da empresa: comece por olhar para o cenário atual da sua pequena empresa, contabilizando receitas, despesas e custos, e pensar em todos os fatores que os podem afetar. Nesta fase, deve também fazer um balanço e listar os seus bens ativos, bens passivos e património líquido.
  2. Estruture projeções: aqui deve pensar em vários cenários diferentes para o futuro da sua empresa, planeando ações que possam ajudar a ultrapassar potenciais períodos de instabilidade. O objetivo principal é reduzir os custos por antecipação.
  3. Estabeleça metas: ao definir os seus objetivos finais (por exemplo: redução de custos, melhoria de processos, crescimento sustentável, etc.) consegue identificar as transformações que são necessárias para os atingir. Assegure que as suas metas são SMART, isto é, específicas (Specific), mensuráveis (Measurable), atingíveis (Achievable), realistas (Realistic) e com tempo limite (Time bound). Metas com este nível de clareza são mais fáceis de seguir.
  4. Crie o orçamento e o cronograma: agora que já tem os seus objetivos, basta alocar o orçamento disponível a cada meta e definir o espaço de tempo em que devem ser finalizados. Lembre-se de planear tanto a curto como a longo prazo, e fazer revisões periódicas das metas e objetivos.

Mais claro agora? Caso continue a parecer bem complicado, é agora que entram as boas notícias: a tecnologia está aqui para ajudar! Investir num bom software para o planeamento financeiro e gestão do orçamento da sua empresa pode não só libertar a sua equipa para outras tarefas, mas realmente criar uma vantagem face à sua concorrência.

Como pode a tecnologia ajudar no orçamento e planeamento das pequenas empresas?

A tecnologia pode efetivamente ser a sua maior aliada na gestão da sua pequena empresa. Aderir à revolução digital traz diferentes vantagens como: a redução de erros humanos, a possibilidade de análises e previsões, a otimização do trabalho, melhor controlo e fiscalização, e menor necessidade de recursos humanos. Vamos explorá-las!

Redução de erros humanos

Atenção, não estamos a chamar os seus colaboradores de incompetentes! Mesmo os melhores profissionais cometem erros, e a verdade é que dados financeiros são extremamente sensíveis, e o mais pequeno erro pode arruinar semanas de trabalho.  As máquinas, por norma, não cometem erros, tornando a inteligência artificial mais exata que a humana. Um computador não precisa de café e não sofre de falta de atenção depois de uma noite mal dormida. É uma jogada mais segura.

Possibilidade de análises e previsões

A tecnologia pode fazer cálculos e apresentar relatórios com cruzamento de dados numa questão de poucos segundos. Além disso, pode facilmente apresentar gráficos, tabelas e listas que permitem ao colaborador uma análise mais clara da situação da empresa. A máquina não é capaz de definir a estratégia e tomar decisões, mas pode ser um grande apoio.

Otimização do trabalho

Tudo o que o ser humano faz a nível de planeamento financeiro e gestão documental (ao longo de dias, semanas, ou até meses) – cálculos, análises, previsões e projeções – um software pode fazer com apenas um clique. Tudo se torna mais rápido e exato (já mencionámos a redução do erro), e permite a integração de informações.  Esqueça as horas passadas a duplicar informações, formatar tabelas e criar fórmulas: insira os dados uma vez e, depois disso, toda a gestão do orçamento se torna automática. Além disso, a maioria destes programas são acessíveis através de aplicações em smartphones, permitindo o controlo do planeamento financeiro e orçamento em qualquer momento e lugar.

Melhor controlo e fiscalização

Outra grande vantagem do uso da tecnologia para o planeamento financeiro e gestão documental, prende-se com o controlo e fiscalização. Como o ser humano não é uma máquina perfeita, costumavam ser necessárias três ou quatro revisões para confirmar que todos os dados estavam corretos ou, pior, dias de análise para identificar um erro num orçamento ou mapa de cash-flow. Através da tecnologia e do uso de um sistema automatizado, tudo isto se torna desnecessário. 

Em primeiro lugar, a probabilidade de um erro é menor, pois os softwares funcionam com bastante exatidão. Depois, quando, ocasionalmente, um erro é detetado, a automatização torna a sua resolução mais rápida.

Menor necessidade de recursos humanos

Através da utilização da tecnologia para a gestão do seu planeamento financeiro, acaba por precisar de contratar menos pessoas para o departamento financeiro da sua pequena empresa. Assim, pode investir uma maior parte do seu orçamento nas áreas operacionais, aumentando as vendas e permitindo que o seu produto ou serviço chegue a cada vez mais pessoas. Neste momento deve estar a pensar “uau, estou rendido! Como posso implementar tecnologia no planeamento financeiro da minha pequena empresa?”

Não se martirize por não ter implementado isto antes! Para revolucionar o seu planeamento financeiro e otimizar os seus resultados, é importante começar por encontrar o software indicado para a sua pequena empresa. Um bom software de gestão deverá facilitar o planeamento financeiro, gestão documental e de orçamento, controlo de cash-flow e forecasts. A ideia é reduzir a carga de trabalho da sua equipa, otimizando a parte financeira do negócio, reduzindo tempo despendido e custos em todas as etapas do planeamento financeiro.

Invista algum tempo na procura do software ideal para a sua empresa – vai compensar todo o tempo que poupará no futuro!

O OyO|Organize Your Office disponibiliza funcionalidades que asseguram total controlo financeiro desde o orçamento, planeamento e acompanhamento, através do Cash Flow, Forecast, planeamento de recebimentos e pagamentos, reconciliação bancária.  

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17/12/2019 Gestão Financeira, Software, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Gestão Documental e o Arquivo Digital – Qual a diferença?

Um dos elementos fulcrais para o sucesso do funcionamento de qualquer negócio é a organização dos documentos. Diariamente, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência, faturas e outros ficheiros importantes.

Para além de o volume de informação ser elevado e impossível de gerir eficazmente sem recurso a meios informáticos, as preocupações com a gestão, armazenamento e segurança de dados são realidades cada vez mais presentes nos dias que correm. O espaço físico é também uma preocupação, já que pode ser dispendioso armazenar ficheiros físicos em locais que poderiam ser rentabilizados para outros propósitos.

De forma a que tudo funcione impecavelmente, é necessário escolher um bom sistema de gestão. Neste domínio, pode ser interessante considerar duas hipóteses: a gestão documental e o arquivo digital. Sabe no que consiste cada uma delas? Neste artigo, iremos explicar o que são e como funcionam, para que possa decidir qual a melhor opção para suprir as necessidades da sua empresa.

Gestão Documental

Em primeiro lugar, importa compreender o que é um processo. Resumidamente, um processo é uma pasta ou caixa utilizada para guardar documentação, de forma a que esta seja preservada mais facilmente. Tal e qual como conhecemos estes conceitos tradicionalmente, no meio físico. Embora um processo possa ser organizado posteriormente, a principal preocupação é inserir-lhe documentos relevantes para que possam ser arquivados. Por outras palavras, o que importa é que a informação não está dispersa, e nem tanto como está organizada dentro do processo. Sabemos que um processo, por si só, não é viável na gestão quotidiana de um negócio.

A gestão documental é uma solução de organização, arquivo e consulta de processos e documentos digitais, onde se reúne toda a informação trocada entre os utilizadores da aplicação, desde a abertura e criação ao encerramento de um ficheiro. É de extrema utilidade ao bom desempenho de uma empresa porque permite que sejam facilitados a comunicação e partilha de documentos, agilizando os processos de negócio.  São um reflexo da organização que as empresas têm internamente.

Na prática, a gestão documental permite que as empresas obtenham um retorno elevado porque para além de reduzir a utilização de recursos (há uma grande poupança de papel, porque os documentos impressos são reduzidos), é mais fácil de implementar padrões de qualidade e criar processos mais uniformes, com uma linguagem padronizada e compreensível a toda a comunidade. Isto faz com que aumente, também, a produtividade e o sucesso dentro de um negócio.

Vantagens

  • Quando é necessário editar um documento, dá para controlar cada revisão feita de forma a que seja possível visualizar o desenvolvimento de um processo e o porquê de cada ação.
  • É mais fácil de localizar um ficheiro e controlar os fluxos de informação.
  • As informações contidas num programa de gestão documental são pesquisáveis.
  • Os erros são minimizados e, quando existem, são detetados com maior facilidade, já que a informação está centralizada e passa por menos mãos.
  • Imaginemos um inventário: perante um determinado volume, dá para perceber o histórico de alterações e ver o que aconteceu ao longo do fluxo de vendas e compras.
  • Um sistema de gestão documental aumenta também a segurança de todos os documentos, tanto no armazenamento como na partilha online, ao garantir a sua encriptação e ao permitir a gestão dos acessos a qualquer momento, o que reduz drasticamente a hipótese de ter informação a cair nas mãos erradas.
  • A maior eficiência na gestão de processos e documentos traz uma redução do custo com cópias e diminuição do espaço de arquivo físico.
  • Ao digitalizar e centralizar a informação, os documentos e processos estão disponíveis permanentemente e em qualquer lugar, a partir da aplicação de gestão documental.
  • Dá para fazer backups, automáticos ou programados, que permitem a recuperação de informações mesmo que o arquivo físico sofra danos.

 Numa analogia simples de compreender, poder-se-ia dizer que a gestão documental é como quando temos um documento que necessita de ser validado, aprovado e gerido por toda uma equipa de intervenientes, mas de forma automatizada, com uma menor necessidade de mão-de-obra e de recursos físicos (nomeadamente, espaço).

Arquivo Digital

As funções de uma biblioteca e de um arquivo parecem ser óbvias. Ambos trabalham com informações e com utilizadores, embora hajam diferenças nos requisitos operativos, processos, métodos de trabalho e objetos. No mundo digital, um arquivo é uma estrutura que engloba tecnologia, recursos humanos e normas que ditam como incorporar e permitir acessos a objetos que nele estão contidos. O seu propósito primário é dar provas de uma atividade organizacional.

O arquivo digital baseia-se no repositório digital dos ficheiros, quer sejam, ou não, em papel. Tecnicamente, podemos dizer que um arquivo digital é um conjunto de bits que constituem uma unidade lógica que pode ser interpretada por um programa de computador. É armazenado num suporte específico e apropriado, existindo apenas no meio electrónico e podendo ter uma durabilidade limitada. Isto deve-se ao facto de a tecnologia evoluir e um arquivo digital não carecer, necessariamente, de manutenção ou atualizações, podendo tornar-se obsoleto.

Na prática, o arquivo digital é um serviço que permite fazer o armazenamento, gestão e partilha de qualquer documento digital de forma rápida, simples e segura. É possível controlar o acesso a estes ficheiros, partilhando-os com colaboradores, parceiros, fornecedores ou clientes, consoante as autorizações que definirmos. Por si só, é algo limitado nas ações que permite efetuar face à gestão documental.

Sumariamente, poderíamos comparar o arquivo digital com o ato de guardar um conjunto de faturas numa pasta. Um arquivo digital pode estar contido num programa de gestão documental; já o contrário, não se aplica.

Conclusão

Embora estejamos perante duas hipóteses viáveis no que concerne a organização de documentos, um arquivo digital que pode até estar contido dentro de um sistema de gestão documental, por si só é limitador nas ações desempenhadas. 

Pode afirmar-se, então, que um programa gestão documental é a opção que faz mais sentido na maioria dos negócios, especialmente quando há perspetivas de crescimento. As suas vantagens são inegáveis dado que trazem maior organização, funcionalidade e segurança.  

Para saber mais sobre a Gestão Documental clique aqui.

Se tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone:  211 348 862

10/12/2019 Arquivo Digital, Gestão Documental, Software de Gestão, Tecnologia No comments yet

Protocolo OyO e ANETIE

ANETIE – Associação Nacional das Empresas das Tecnologias de Informação e Electrónica.

A ANETIE é uma das Associações mais representativas de Portugal, mas essa representatividade vai além das fronteiras.  Internacionalmente, a ANETIE tem desenvolvido a sua estratégia de influência através da associação a outros órgãos de elevada representatividade internacional. A ANETIE é membro-associado da WITSA (World Information Technologies and Services Alliance) e da ALETI (Federación de Asociaciones de Latinoamérica, el Caribe, España y Portugal de Entidades de Tecnologias de Información y Comunicación).

As empresas associadas ANETIE representam cerca de 500 milhões de euros de volume de negócios, englobando perto de 5000 colaboradores do sector e estando presentes, direta ou indiretamente, em mais de 100 mercados internacionais.
Com números bastantes expressivos, eles falam por si.

A principal missão da ANETIE é defender os interesses dos associados e ajudá-los no crescimento do seu negócio..

Se a sua empresa se enquadra em alguma das atividades seguintes:

  1. Componentes Elétricos e Eletrónicos;
  2. Equipamentos e Sistemas de Automação;
  3. Equipamentos Periféricos e de Auto-Atendimento;
  4. Eletrónica de Defesa e Aeroespacial;
  5. Telecomunicações, Equipamentos e Redes;
  6. Indústria de Software e Informação;
  7. Eletrónica de Consumo;
  8. Serviços, Formação e Consultoria nas TIC.

Aproveite e torne-se um associado ANETIE: SABER MAIS

Por tudo isso, é com imenso prazer que o OyO| Organize Your Office anuncia o protocolo assinado com a ANETIE.

Neste protocolo, O OyO e ANETIE comprometem-se a disponibilizar conteúdos, palestras, formações e webinares nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar e simplificar a sua gestão diária, além de conceder aos associados da ANETIE condições especiais ao subscreverem o software OyO, webinar exclusivo para os associados e setup inicial gratuito.

Software OyO Web/Mobile com 3 funcionalidades num único software: Gestão Documental | Gestão de Recursos Humanos | Gestão Finaceira.

Se pretende saber as condições especiais para Associados ANETIE entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone: 211 348 862

19/06/2019 Associação, Protocolo, Software de Gestão No comments yet

Protocolo OyO e NERC

Quando uma Associação tem os mesmos princípios que norteiam o nosso caminho, o que fazemos? .

Caminhamos juntos!

Mais que uma parceria para os associados, é um objetivo. É assim que a parceria OyO e NERC se define para entregar aos seus associados conhecimento, tecnologia e dinamismo na gestão empresarial.

É com prazer que anunciamos a parceria com a Nerc – Associação Empresarial da Região de Coimbra, associação sem fins lucrativos.

A Visão da NERC baseia-se na busca da prestação de um conjunto de serviços de elevada e distinta qualidade, pretendendo afirmar-se como uma associação de excelência no apoio ao tecido empresarial local, com vista ao progresso da região.

Com serviços diversificados que garantem apoio, treinamento, formação e dinamismo no seio empresarial de Coimbra, serviços que vão desde apoio à internacionalização a consultoria empresarial com objetivo de ajudar as empresas a tornarem-se mais competitiva no mercado nacional e internacional.

Conheça todas as vantagens e como tornar-se um associado NERC: SABER MAIS

NERC e OyO a trabalhar juntos para entregar aos associados mais informação, ferramentas que auxiliem os empresários a automatizar e simplificar a sua gestão diária. Profissionalizando-os para torná-los mais produtivos e competitivos a fim de enfrentar os novos desafios e paradigmas empresariais no mundo cada vez mais digital.

O protocolo assinado entre a NERC e o OyO garante aos associados:

  • Condições especiais: na aquisição do Software OyO 100% online – Gestão Documental, Gestão Financeira e Gestão de Recursos Humanos.
  • Webinar e setup inicial do Software OyO.
  • Formação, palestras com conteúdos de relevante impacto na Gestão das PME`s: organização, produtividade, gestão do tempo, automatização de processos.

Se pretende saber as condições especiais para Associados NERC entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone: 211 348 862

É nesta caminhada, em que os meios são tão importantes quanto o fim, que a NERC e o OYO caminham juntos com o mesmo objetivo: criar mecanismo que promovam o desenvolvimento empresarial para as PMES Portuguesas.   

12/06/2019 Software de Gestão No comments yet

Dicas OyO!

Olá, seja bem-vindo ao OyO!

Resolvemos listar algumas dicas para que consiga tirar maior proveito do OyO e simplificar as suas tarefas diárias.

Dica#1

Antes de começar a utilizar o OyO, veja atentamente o nosso vídeo de Apresentação, veja aqui. Neste vídeo fazemos uma apresentação geral do OyO, mostrando as suas principais funcionalidades. O vídeo não demora 5 minutos

Dica#2

Comece por fazer as configurações (Integrações e Dados): entidades, bancos, SAF-T, E-fatura, pastas, classificações à medida das necessidades do seu negócio, categorias, mas não se preocupe em fazer tudo de uma vez, o ideal é fazer aos poucos.

Veja qual será para si a melhor maneira de introduzir os documentos no sistema (digitalizado, enviando para o email automático, sincronizando com Dropbox, etc).

Se precisar de ajuda estamos aqui, pode contactar nossa equipa de suporte pelo chat.

Dica#3

É importante alimentar o sistema para que não tenha documentos em atraso, mas não passe mais que 1 hora por dia no OyO, preferencialmente entre 30 minutos a 1 hora. Caso contrário poderá fartar-se e achar muito trabalhoso.

Não pretendemos que encare o OyO como mais uma atividade para o seu dia já preenchido, mas como uma ferramenta que o auxiliará no cumprimento das suas tarefas.

Dica#4

Para facilitar, decida em que ocasião será mais oportuno dedicar-se totalmente ao OyO e tente fazê-lo todos os dias mais ou menos à mesma hora de maneira a que consiga criar um hábito. Durante a utilização do OyO, evite distrações como atender telefonemas, responder a emails, etc.

Exemplo: 30 min todos os dias pela manhã ou 1 hora 3x por semana.

Seguindo esta lógica, o resultado será facil e rapidamente perceptível e conseguirá ter todos os documentos organizados e atualizados, sem prejudicar o restante trabalho.

Dica#5

Durante o dia a dia, tente concentrar os documentos, em papel e /ou digital, num lugar acessível de modo a não perder tempo a encontrá-los aquando do momento de os transferir para o OyO.

Exemplo: Para os documentos em papel, coloque tudo numa pasta. Quando for utilizar o OyO, bastará digitalizá-los. Depois é só decidir quais os documentos que podem ser eliminados/reciclados e os que deve guardar em arquivo físico.

Para os documentos digitais envie tudo para o seu email personalizado do OyO. Assim conseguirá acedê-los rapidamente para os classificar e organizar. Sendo documentos digitais, poderá abdicar da pasta e poupar espaço no computador pois os seus documentos estarão a salvo no OyO.

Observação: A decisão de guardar os documentos físicos e digitais é sempre do utilizador. Por isso, avalie a necessidade de guardar os documentos originais.

Dica#6

Outra dica de ouro é: crie um padrão para preenchimento dos documentos rotineiros. Desta forma, não vai perder tempo a encontrar informações. Com a introdução constante dos dados, o OyO vai aprendendo e baseando-se nos parâmetros das introduções anteriores (machine learning) e preencherá os documentos automaticamente, bem como, pode fazer a configuração para preenchimento automático.

Os seus documentos passarão a estar em grande parte preenchidos, só terá de confirmar as informações.

Dica#7

Lembre-se sempre: Organizar é um processo que requer prática para que se torne um hábito.

Uma vez que cada pessoa é única, melhor do que ninguém você saberá qual o método que melhor resulta consigo. Caso tenha dicas diferentes ou qualquer outro método de organização, partilhe connosco, talvez alguém possa beneficiar das suas ideias ?

Se precisar de mais dicas ou informações de como organizar a sua empresa ou sobre o OyO, deixe seu comentário ou fale connosco pelo chat ou email para contacto@oyo.pt.

Obrigado e um até breve.

Equipa OyO

11/06/2019 Organização Comentários fechados em Dicas OyO!

Protocolo OyO e AECC

Mais uma parceria formada entre o OyO| Organize Your Office e a Associação Empresarial do Concelho de Cascais – AECC

AECC é uma associação Empresarial que abrange diversos ramos de atividade; restauração, serviços, comércio a retalho, comércio por grosso e indústria.

Desde de 1913, data em que foi criada, que a Associação tem história de trabalho e apoio às indústrias. Mas foi no ano de 2003 que passou por uma grande reestruturação e alargou o âmbito de atuação nos mais diversos ramos empresariais.

Dentre os serviços oferecidos aos seus associados estão apoio ao Empresário, económico, jurídico, segurança alimentar, medicina do trabalho, comunicação e imagem, formação profissional, aluguer de espaço e catálogo de formação paga.

Conheça mais sobre a AECC aqui

Para melhorar o desempenho e desenvolvimento empresarial, a AECC e o OyO juntaram-se para oferecer aos seus associados o Software OyO que dispõem desde a Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos, a funcionalidades que automatizam e simplificam a gestão diária das empresas, tornando-as mais produtivas e mais organizadas.

Para além de oferecer o software OyO com condições especiais aos Associados, a AECC e o OyO pretendem alargar a parceria e oferecer conteúdos, palestras, formações e webinar nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar, simplificar a sua gestão diária com as melhores práticas recomendadas por especialistas

Se pretende saber as condições especiais para Associados AECC entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone (+351) 211 348 862

Parceria de sucesso para ajudar a sua Empresa a crescer!

Associados AECC fiquem atentos as novidades exclusivas que temos para si.

 

05/06/2019 Associação, Organização, Parcerias, Protocolo, Software de Gestão Comentários fechados em Protocolo OyO e AECC

Protocolo APPROP e OyO

A APPROP e o OyO | Organize Your Office celebraram um protocolo para disponibilizar o software de Gestão Web e Mobile OyO aos seus Associados.

A APPROP é uma associação moderna e em constante desenvolvimento,  com o intuito de prestar o melhor aconselhamento a todos os proprietários que requeiram a ajuda da Associação.

Saiba mais sobre a APPROP aqui

Este protocolo é uma parceira que visa ajudar os associados da APPROP a organizar a sua gestão diária e manter o controle nas suas contas.

Com isso, conta com um software de Gestão 100% Online que disponibiliza 3 funcionalidades num único ambiente: Gestão Documental, Financeira e RH.

Além das condições especiais para os associados, o OyO| Organize Your Office juntamente com a APPROP pretendem disponibilizar conteúdos, palestras, formações e webinar nas áreas de Gestão Documental, Financeira e Recursos Humanos sempre com temas que ajudem as empresas a organizar, controlar, automatizar, digitalizar, simplificar a sua gestão diária com as melhores práticas recomendadas por especialistas. 

Se pretende saber as condições especiais para Associados APPROP entre em contacto connosco pelo chat, email: contacto@oyo.pt ou telefone (+351) 211 348 862

Portanto, mais uma parceria de sucesso para todos!

Fiquem atentos as novidades exclusivas que nós temos para os associados APPROP.

 

12/04/2019 Associação, Parcerias, Protocolo, Software de Gestão No comments yet
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