Até ao ano passado, empresas com faturação inferior a 100.000 euros não precisavam de fazer a comunicação do seu inventário à Autoridade Tributária. Mas, em 2019, a lei mudou! Agora a obrigatoriedade de comunicação estende-se a:
- Todas as pessoas singulares e coletivas;
- Com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional;
- E que disponham de contabilidade organizada.
A data limite é já a 31/01/2020, sendo que o incumprimento se traduz em coimas entre os 200 e os 10 mil euros.
Não tem o seu inventário pronto e não sabe onde começar? Nós ajudamos!
O que é o inventário de uma empresa?
O inventário de uma empresa consiste na listagem dos seus elementos patrimoniais e do valor de cada um.
Quando deve uma empresa fazer o inventário?
Como já vimos, o inventário tem como objetivo ter uma imagem real das mercadorias da empresa. Essa inventariação deve ser feita pelo menos uma vez por ano e no ultimo dia do ano Fiscal que geralmente coincide com o ano civil. Assim, as empresas também podem começar o ano com a clareza de que bens têm disponíveis para venda, potenciado o controlo financeiro e permitindo melhores planeamento, gestão financeira e gestão documental.
Que tipos de inventário existem?
Existem vários tipos de inventário possíveis. Vamos focar-nos na diferença entre dois tipos de sistemas: o inventário intermitente e o inventário permanente. O sistema de inventário permanente é obrigatório para todas as empresas que dotem o SNC (Sistema de Normalização Contabilística) e também as abrangidas pelo SNC para pequenas entidades (SNC-PE).
Inventário Intermitente:
O inventário intermitente é o tipo de inventário utilizado em pequenas empresas. Faz uso de um sistema informático simplificado ou de processos manuais. Com este método, o custo de venda é apurado através do inventário físico das mercadorias em armazém.
Dado que o sistema em utilização é bastante simplificado, é impossível aceder ao valor em inventário no imediato. Este apenas é contabilizado quando se faz o inventário, que pode ter diferentes periodicidades (mensal, trimestral, semestral, anual).
Inventário Permanente:
Este tipo de inventário já é mais complexo, sendo aplicado através de um software de ERP (Enterprise Resource Planning, em português Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Este tipo de software inclui todos os movimentos de venda (como as vendas, o IVA, clientes c/c) e de compra (como as compras, mercadorias e custo das mercadorias vendidas). Com acesso constante e atualização dos movimentos em tempo real, um software ERP permite acesso imediato ao lucro da empresa.
Como garantir a qualidade de um sistema de inventário permanente?
Para assegurar que o sistema de inventário permanente é implementado e gerido com qualidade, devem ser tidos em conta alguns pontos:
- O registo da nota de encomenda do fornecedor deve preceder todas as compras;
- Na nota de encomenda acima referida devem constar os valores exatos da compra (preço e quantidade);
- Aquando da chegada da mercadoria, deve seguir-se um protocolo de receção e verificação, indicando na nota de encomenda os produtos e quantidades recebidos (tendo maior atenção em entregas parciais);
- É importante garantir que todos os produtos estão etiquetados. Desta forma é possível fazer uma leitura automática dos códigos de forma a reduzir o erro e acelerar os processos de faturação e inventário.
- Por forma a tornar o processo de atualização do inventário mais eficiente, a empresa pode optar por um dispositivo de verificação móvel (como um tablet), dotado de um software de inventário.
- Deve ser implementado um procedimento para lidar com o controlo de quebras, sobras e furtos e controlo financeiro.
Relativamente às sobras, não se levantam quaisquer questões fiscais, mas para as quebras e os furtos devem seguir-se determinados procedimentos para evitar problemas. Assim, é importante que a criação e atualização do inventário seja feita de forma meticulosa, de modo a evitar que a empresa incorra em penalizações fiscais.
No artigo 86º do CIVA lê-se “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais.”
Com base no artigo, a falta de mercadoria será interpretada como tendo sido uma venda não documentada. Qualquer ausência deve ser registada com os devidos documentos (como a certidão de furto por parte da Polícia Judiciária) e o sistema deverá ser regularizado.
A forma mais segura de gestão de inventário será sempre o investimento num bom sistema de ERP. Deste modo, todas as quebras podem ser imediatamente identificadas e o controlo financeiro e de orçamento pode ser feito de forma eficaz.
Quais os benefícios de um sistema de ERP?
O sistema ERP permite integrar diversas áreas da gestão de empresas num só software. Aqui podem recolher, agregar, gerir e analisar dados, facilitando o planeamento, a organização das empresas, a gestão documental, o controlo financeiro e até o processo de inventário. De entre os vários benefícios deste sistema, e além do papel fulcral que tem no processo de inventário, podemos destacar:
- Aumento da produtividade;
- Maior rapidez na criação de relatórios;
- Redução do risco de negócio;
- Simplificação das tecnologias de informação, sem abdicar do acesso a informação vasta;
- Rapidez na resposta.
Com a oferta cada vez maior de diferentes softwares ERP, já não é uma despesa tão grande adotar este sistema, e é certamente um investimento valioso. Controle o seu inventário de forma eficaz, acessível e rápida com um bom sistema de gestão empresarial.
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