Com o volume de informação a que todos estamos sujeitos, questões como segurança e armazenamento de dados são preocupações cada vez mais fundamentadas.
ARMAZENAMENTO NA CLOUD
Um dos recursos mais utilizados e que tem vindo a crescer nos últimos anos é o serviço de armazenamento na cloud
O armazenamento na cloud permite o arquivo de dados, documentos, imagens e vídeos, garantindo a segurança e facilidade de acesso aos documentos onde e quando necessário, através da internet.
Vantagens:
- acessibilidade e mobilidade: acesso às informações sempre que precisar;
- segurança: backups automáticos, segurança dos dados e encriptação da informação ( garante que os dados sejam invioláveis);
- Partilha: é possível a partilha de dados com outros utilizadores;
- Espaço de armazenamento: outra vantagem de ter o armazenamento na cloud é o espaço disponível (ajuda a liberar espaço dos computadores ou dos dispositivos móveis).
Usar a Cloud permite armazenar todos os dados e/ou transferi-los para um sistema de armazenamento fora do local.
Uso Pessoal ou Profissional
Existem centenas de sistemas de armazenamento na cloud e a sua disseminação vai desde o uso para fins pessoais e para fins profissionais. O que diferencia o pessoal do profissional, além da finalidade, é o preço, espaço de armazenamento e funcionalidades disponíveis.
Pessoal: os mais procurados são os serviços gratuitos. Geralmente são usados para armazenamento de fotos, vídeos e ficheiros pessoais. Os mais populares são Google Drive, Dropbox e OneDrive.
Profissional: Por necessidade de mais espaço e segurança das informações, muitas empresas optam por subscrever serviços de armazenamento na cloud. Estes serviços, geralmente pagos, oferecem mais espaços, integração com outras ferramentas, serviços como partilha e edição de documentos simultaneamente com outros utilizadores, etc.
GESTÃO DOCUMENTAL NA CLOUD
O OyO | Organize Your Office oferece serviço de armazenamento na cloud para as Pequenas e Médias Empresas através do módulo de Gestão Documental.
Funcionalidades:
- Armazenamento e organização dos documentos na cloud;
- 8 diferentes formas de introdução de dados na cloud;
- Organização dos documentos por pastas;
- Tratamento e filtros dos documentos;
- Workflow de aprovação e divulgação de documentos;
- Consulta, envio e aprovação de documento através do Smartphone;
- Sincronização de documentos com outros serviços de armazenamento, exemplo: Dropbox.
Portanto, para as empresas, o OyO além de oferecer o armazenamento na cloud, possibilita a utilização das informações dos documentos para melhorar a gestão financeira através do tratamento dos dados. Exemplo: armazenamento de faturas e classificação das informações para a gestão financeira.
INTEGRAÇÃO COM DROPBOX
Para as empresas que já utilizam outros serviços de armazenamento, como por exemplo o Dropbox, é possível fazer a sincronização de documentos para o OyO e gerir os documentos administrativos e financeiros no Sistema OyO o que permite uma gestão mais adequada para estes tipos de documentos, exemplos: contratos, faturas de despesas e receitas, extratos bancários, documentos dos colaboradores, etc.
Por conseguinte, a vantagem do OyO é ser um sistema de Gestão Empresarial apropriado para gerir dados e informações profissionais.
Para associar uma conta Dropbox ao OyO é simples. Basta seguir estes passos:
- No sistema OyO, em dados pessoais e convites, clique em: Associar Dropbox;
- Abrirá uma nova janela e clique em permitir;
- Depois de confirmado, o sistema criará uma nova pasta em Aplicativos, chamada: OyO – Organize Your Office e dentro desta pasta, estará uma outra pasta para cada entidade (caso possua mais de uma entidade associada).
Ao inserir documentos nesta pasta do Dropbox, ele é sincronizado e enviado automaticamente para o Inbox do OyO.
Importante:
- Os documentos que serão sincronizados para o OyO a partir do Dropbox são apenas os que estão nesta pasta.
- O OyO não tem acesso ao seu Dropbox.
Desse modo, uma das grandes vantagens desta forma de introdução de documentos no OyO é a possibilidade de sincronizar vários documentos de uma vez.
Se precisa de um sistema de gestão que simplifique e automatize a sua gestão diária com informações acessíveis online para que possa organizar, controlar e analisar a sua Empresa nas principais áreas: Gestão Documental, Recursos Humanos e Financeiras, pode sempre contar com o OyO | Organize You Office.
CONCLUSÃO
Desta forma, o serviço de armazenamento na cloud é uma realidade para os que procuram segurança, mobilidade e espaço na salvaguarda dos seus documentos.
Associado a estes serviços, as empresas perceberam que sistemas que, além de oferecer o armazenamento de documentos na cloud, fazem o tratamento e gestão dos dados são vantagens competitivas que as ajuda na sua Gestão Empresarial.
Se tiver alguma dúvida ou precisa de mais informações entre em contacto connosco por email: contacto@oyo.pt ou telefone: 211 348 862
